Wie gelingt die Digitalisierung
der Verwaltung?

Die Digitalisierung bietet Chancen für Verwaltungsmodernisierung und Bürokratieabbau im öffentlichen Sektor. Außerdem stärkt sie das Ansehen von Ämtern und Behörden.

Ineffiziente Arbeitsabläufe, komplizierte Strukturen, Papier- und Aktenberge, eine kaum zu bändigende Datenflut und überflüssige administrative Tätigkeiten entfallen. Prozesse werden vereinheitlicht und vereinfacht. Die Beschäftigten können effizienter, schneller und Ebenen übergreifend arbeiten. Dank besserer Kommunikation und Interaktion steigt das Vertrauen und die Zufriedenheit der Bürgerinnen und Bürger – und damit das Ansehen der Ämter und Behörden. Verkürzte, vereinheitlichte Verwaltungsangelegenheiten und automatisierte Prozesse schonen im Idealfall Ressourcen personell wie finanziell.

Einer Berechnung der Unternehmensberatung McKinsey zufolge könnten Ämter durch die Digitalisierung der wichtigsten Verwaltungsleistungen 59 Prozent der derzeit für die Sachbearbeitung aufgewendeten Arbeitsstunden anderweitig nutzen. Die eingesparten Kosten werden auf mehrere Milliarden Euro beziffert.

Eine der zentralen Grundlagen für die Digitalisierung der Verwaltung ist die einheitliche elektronische Aktenführung. Alle Dokumente und Akten sollen in Zukunft behördenübergreifend über ein Dokumentenmanagementsystem digital zugänglich sein. Schriftgut aus verschiedenen Verfahren liegt dort in Akten zusammengeführt, unkompliziert zeit- und ortsunabhängig vor. Mitarbeitende mit entsprechender Berechtigung können benötigte Informationen abrufen und die Dokumente parallel bearbeiten. Benötigte Daten können schnell ausgewählt und Bürgerinnen und Bürgern digital zur Verfügung gestellt werden.

Der Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI) kann vor allem bei Prozessen mit hohem Routineanteil wie dem Bearbeiten von Anträgen eine große Entlastung der Verwaltung bringen und Abläufe beschleunigen. Auch smarte Informationsangebote wie Chatbots und die Bearbeitung großer unstrukturierter Datenmengen werden dank KI einfacher. Dabei gibt es jedoch Risiken: schlechte Qualität der Daten kann zu einer Verzerrung und in der Folge zu diskriminierenden Ergebnissen führen. KI-Modelle müssen deshalb nach innen wie nach außen möglichst transparent sein. Vor allem Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Ämtern und Behörden müssen auch weiterhin in der Lage sein, Entscheidungen der KI kompetent einordnen und bewerten zu können. Die Verwaltung muss beim KI-Einsatz den Schutz der Privatsphäre und die informationelle Selbstbestimmung gewährleisten.

Beim Outsourcing-Modell des Cloud-Computing werden IT-Services und -Infrastruktur in wenigen leistungsfähigen Rechenzentren betrieben, statt sie jeweils an vielen Orten vorhalten zu müssen. Solche Clouds können die Leistung virtueller Server sein, einzelne IT-Plattformen, Speicher, Dienste oder Software-Anwendungen. Auch die öffentliche Verwaltung von Bund, Ländern und Kommunen setzt auf Cloud-Computing und verlagert ihre IT zunehmend in die Cloud. Laut Koalitionsvertrag der Ampel-Regierung soll die Cloud der öffentlichen Verwaltung auf Basis einer Multi-Cloud-Strategie und offener Schnittstellen sowie strenger Sicherheits- und Transparenzvorgaben aufgebaut werden. Denn zwei Punkte sind beim Cloud-Computing wichtig: die Daten und ihre Übertragung vor Fremdzugriffen zu schützen und die digitale Souveränität der öffentlichen Verwaltung, also die Hoheit über die Daten, zu wahren – etwa durch Diversifizierung der Cloud-Anbieter und Technologien sowie offene Standards.

Die Öffentliche Hand wird immer häufiger das Ziel von Cyberattacken. Umfassende Schutzmaßnahmen für die oftmals sensiblen und geheimen Daten sind daher unerlässlich.

• Rechtmäßigkeit und Fairness. Die Daten müssen auf rechtmäßige Weise, transparent und nur so und in dem Umfang verarbeitet werden, wie es bei ihrer Erhebung genannt wurde. 
• Zweckbindung und Zweckbestimmung. Der Zweck der Datenverarbeitung muss vorab festgelegt, eindeutig und legitim sein.  
• Datenminimierung. Daten müssen sparsam erhoben und dürfen nur verarbeitet werden, wenn sie für den definierten Zweck angemessen und notwendig sind.  
• Richtigkeit. Daten müssen sachlich richtig und aktuell sein und ansonsten unverzüglich gelöscht oder korrigiert werden.  
• Datenspeicherung und Speicherbegrenzung. Von wenigen Ausnahmen abgesehen dürfen Daten nicht länger gespeichert werden, als es ihre Zweckbestimmung erfordert.
• Integrität und Vertraulichkeit. Daten müssen durch technische und organisatorische Maßnahmen vor der unrechtmäßigen Verarbeitung durch Unbefugte, vor unbeabsichtigtem Schaden und Verlust geschützt werden.  
• Rechenschaftspflicht. Behörden müssen aufgrund der Rechenschaftspflicht belegen können, dass sie die Vorschriften für den Datenschutz einhalten. 

Daten nur einmal eingeben dank der "Gesamtsteuerung Registermodernisierung". Das ist das bundesweit größte Transformationsprojekt für technische, fachliche und rechtliche Grundlagen.

Informationen, die für das Erbringen einer Verwaltungsleistung erforderlich sind, speichern öffentliche Verwaltungen in Registern. Das sind nichts anderes als Sammlungen von Datensätzen mit Informationen, die die Grundlage für Verwaltungshandeln, für die amtliche Statistik und für den Zensus bilden. Derzeit gibt es mehr als 375 Registertypen auf verschiedenen Verwaltungsebenen. Dazu gehören Personenstandsregister mit Daten zu Geburten, Sterbefällen und Eheschließungen, aber auch Handels- und Wettbewerbsregister. All diese Datensätze sind bislang nicht systematisch miteinander vernetzt. Das heißt, Behörden müssen oft Daten erneut bei den Bürgerinnen und Bürgern erheben, obwohl die in anderen Registern bereits vorliegen.

Laut Gutachten des Nationalen Normenkontrollrat kann das Entlastungspotential bei rund sechs Milliarden Euro pro Jahr liegen, das sich aus einer effizienteren Verwendung von Registerdaten für Wirtschaft, Bürger und Verwaltung ergibt. Bei bis zu 84 Millionen Stunden könnte demnach die Zeitersparnis für Bürgerinnen und Bürger bei der Interaktion mit Behörden liegen, etwa weil Informationen nicht wiederholt eingegeben werden müssen, sondern automatisiert und fehlerfrei vorliegen.