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Wie gelingt die Digitalisierung
der Verwaltung?

E-Government macht Dienstleistungen von Ämtern und Behörden schneller, effizienter und transparenter. Die Digitalisierung der Verwaltung optimiert zudem die internen Prozesse und verbessert die Daseinsvorsorge für Bürgerinnen und Bürger.

Definition: Was ist E-Government?

Regierungsgebäude, das Bundeskanzleramt an der Spree in Berlin.
Die Digitalstrategie der Bundesregierung soll den digitalen Aufbruch ermöglichen, Umsetzungsstaus vergangener Legislaturperioden auflösen und Deutschland digital voranbringen.

Der Begriff E-Government steht für Electronic Government und bezeichnet Aktionen und jede Art von Kommunikation, die auf elektronischem Weg zwischen Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen mit Behörden und Institutionen stattfindet, aber auch den Austausch innerhalb der Verwaltung. Was bisher analog lief, wird durch digitale Alternativen ergänzt oder ersetzt.

E-Government umfasst staatliche Serviceleistungen von der elektronischen Steuererklärung, der Kfz-Zulassung bis zum Beantragen von Elterngeld oder BaföG. Und es betrifft jede Behörde und Institution von Bürgerbüros, Grünflächenämtern bis zu staatlichen Hochschulen. „Alle Behörden und ihre Dienstleistungen sollen auf ein Smartphone passen“ und „Wir richten die Verwaltungen vollständig an den Bedürfnissen von Menschen und Unternehmen aus“: So steht es in der Digitalstrategie der Bundesregierung.

Zeit und Geld gespart

Dank E-Government sollen Beschäftigte in der Verwaltung effizienter und schneller arbeiten können. Für Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen sollen Kommunikation, Antragstellung – samt persönlicher Identifizierung – und Informationen über Leistungen unkomplizierter, transparenter und einfacher zugänglich werden. Im Idealfall sparen so alle Zeit und Geld.

Der Weg zur digitalen Verwaltung gelingt mit Informations- und Kommunikationstechnologien wie Online-Plattformen, Apps, (teil-) automatisierten Fachverfahren und Smart City-Strategien. Bis 2025, so der Plan der Ampel-Regierung, soll in Deutschland durch Bund, Länder und Kommunen die Voraussetzung geschaffen sein, „dass Antragstellende ihre Nachweise nur einmal einreichen müssen – und nicht bei anderen Behörden ein zweites, drittes und viertes Mal“. Dienstleistungen von Verwaltungen sollen flächendeckend online möglich sein.

Bürgerinnen und Bürger sind unzufrieden

Frau vor einem Verwaltungsgebäude.
2 Stunden und 21 Minuten dauert im Schnitt ein Behördengang zum Amt. Knapp eine Stunde entfällt dabei auf die An- und Abreise und mehr als eine dreiviertel Stunde auf die Wartezeit.

Darauf, dass das nicht bereits jetzt schon der Fall ist, reagieren viele in Deutschland mit Unverständnis. Knapp 9 von 10 Bürgerinnen und Bürger (88 Prozent) wünschen sich laut einer Bitkom-Studie aus dem Jahr 2023, dass ihre Stadt oder Gemeindeverwaltung das Thema Digitalisierung mit mehr Nachdruck verfolgt. 86 Prozent der Befragten geben an, dass Ämter prinzipiell zu lange bräuchten, um ihre Anliegen zu bearbeiten.

Bislang ist die Transformation in der digitalen öffentlichen Verwaltung in jedem Bundesland unterschiedlich weit fortgeschritten. Wenige Vorgänge, wie zum Beispiel die Kfz-Zulassung, sind schon bundesweit online möglich.

Der Nationale Normenkontrollrat bescheinigt der Regierung ein Umsetzungsproblem:

„Deutschland tut sich schwer, bei der Digitalisierung Fuß zu fassen und längst als notwendig erkannte Maßnahmen zügig und überzeugend umzusetzen.“

An dieser Einschätzung habe auch das mit großen Ambitionen verbundene Onlinezugangsgesetz (OZG) nichts geändert.

Die rechtliche Grundlage: Das Onlinezugangsgesetz (OZG)

Berliner Reichstag Kuppel, Deutschland
Bürgerinnen und Bürger sollen mehr Verwaltungsdienste digital nutzen können und zum Beispiel Elterngeld beantragen oder sich ummelden. Das OZG bildet dafür die Grundlage.

Das 2017 in Kraft getretene Onlinezugangsgesetz (OZG) soll den Bedarf feststellen, der notwendig ist, um die Verwaltung bis 2022 nutzerorientiert und bedarfsgerecht zu digitalisieren. Es ist die rechtliche Grundlage für eines der größten Modernisierungsprojekte der öffentlichen Verwaltung seit Bestehen der Bundesrepublik. Im OZG werden die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen sowie deren Bereitstellung über Verwaltungsportale geregelt.

Federführend für das Gesetz ist das Bundesministerium des Inneren und für Heimat (BMI). Dort heißt es bedauernd, das ambitionierte Ziel, bis Ende 2022 alle immerhin fast 600 Behördenleistungen auch online anzubieten, sei nicht vollständig erreicht, „unter anderem aufgrund komplexer föderaler Strukturen, unterschiedlicher Digitalisierungsstände und einer heterogenen IT-Landschaft“. Tatsächlich sind für nur 157 OZG-Leistungen bundesweit flächendeckend Onlinedienste verfügbar (Stand April 2024).

OZG 2.0

Im Vordergrund eine Hand, die einen Personalausweis hält. Im Hintergrund ein Bürgerterminal zur BundID.
Die BundID, das Nutzerkonto des Bundes ermöglicht sichere Authentifizierung für Bürgerinnen und Bürger, um Verwaltungsleistungen online zu beantragen.

Als Reaktion auf diese ernüchternde Bilanz hat die Bundesregierung am 24. Mai 2023 einen Entwurf für Anpassungen am OZG vorgelegt: das Gesetz zur Änderung des Onlinezugangsgesetzes sowie weiterer Vorschriften, kurz OZG-Änderungsgesetz (OZGÄndG) oder auch OZG 2.0. Neu darin sind unter anderem ein Rechtsanspruch auf digitale Verwaltungsleistungen des Bundes ab 2028, ein vereinfachter Login beim zentralen Bundeskonto Bund-ID, bessere Online-Zahlungsmöglichkeiten für Gebühren und die Abschaffung der „Schriftformerfordernis“. Diese legt bislang fest, dass bei vielen Verwaltungsakten eine Unterschrift auf Papier geleistet werden muss. Das OZG 2.0 sieht zudem die gesetzliche Verankerung der Nutzerfreundlichkeit und Barrierefreiheit von Onlinediensten vor, das Bekenntnis zur Ende-zu-Ende-Digitalisierung sowie einheitliche Standards und Schnittstellen für die Kommunen. Zudem soll zukünftig vorrangig Open-Source-Software eingesetzt werden.

Am 14. Juni 2024 passierte das OZG 2.0 im zweiten Anlauf den Bundesrat. Der Startschuss für eine beschleunigte Digitalisierung von Verwaltung und Behörden ist gefallen. Im Zuge des Vermittlungsverfahrens wurden die Mitbestimmungsrechte der Bundesländer bei der Umsetzung und Ausgestaltung des OZGÄndG ausgeweitet. In enger Zusammenarbeit sollen Bund und Länder nun die Kernforderungen der Gesetzesnovelle in die Tat umsetzen:

  • Staatsvertrag modernisieren
  • Bund ID zur Deutschland ID weiterentwickeln
  • Register verknüpfen, um Bürgerinnen und Bürger zu entlasten
  • Rechtsanspruch auf digitale Leistungen des Bundes umsetzen
  • Schriftformerfordernisse reduzieren
  • Ende-zu-Ende Digitalisierung ermöglichen

Dashboard Digitale Verwaltung

Das Dashboard Digitale Verwaltung zeigt als weitere Informationsquelle monatlich aktualisiert den Stand und die Fortschritte entscheidender Vorhaben zur Digitalisierung auf Länderebene in den Bereichen Verfügbarkeit und Nutzung digitaler Services, digitale Infrastruktur sowie Authentifizierung im Internet und digitale Identitäten.

Wichtige Grundvoraussetzung: Digitale Souveränität

Ein Kompass in der Hand eines Mannes. Der Kompass zeigt in die richtige Richtung.
Bund, Länder und Kommunen wollen die digitale Souveränität der Verwaltung als Nutzer, Bereitsteller und Auftraggeber digitaler Technologien stärken.

Digitale Souveränität bedeutet, dass Einzelne und Institutionen ihre Rollen in der digitalen Welt selbstbestimmt und sicher ausüben können. Dies umfasst umfassende digitale Bildung und technische Voraussetzungen. Bund, Länder und Kommunen fördern diese Unabhängigkeit, um die digitale Souveränität der öffentlichen Verwaltung zu stärken. Die Wahl der Technologieanbieter ist dabei entscheidend, da Abhängigkeiten die Kontrolle über die IT gefährden könnten.

Um digitale Kompetenzen zu fördern, schafft das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend Angebote wie den „DigitalPakt Alter“ für Senioren und die Initiative „Gutes Aufwachsen mit Medien“ für Kinder und Jugendliche. Das mit dem Institut für Medienpädagogik umgesetzte Projekt „Digitales Deutschland“ soll untersuchen, welche digitalen Kompetenzen verschiedene Bevölkerungsgruppen benötigen.

Ziele & Vorteile der Verwaltungsdigitalisierung

Einfacher, flexibler, transparenter und kostengünstiger: Das kann digitale Verwaltung sein. Sie bietet damit einen großen Nutzen für alle Beteiligten.

Ziele von E-Government

Die digitale Verwaltung orientiert sich konsequent an den Nutzenden. Alle Leistungen sollen möglichst einfach, schnell und zu jeder Zeit an jedem Ort online zu erledigen sein. Dazu gehören zum Beispiel die Antragstellung, das Ausfüllen von Formularen oder das Setzen der Unterschrift. Zudem sollen Vorgänge transparenter sowie interne wie externe Prozesse einfacher und flexibler sein. Ziel ist nicht weniger als ein Kulturwandel in den Köpfen und Arbeitsweisen, der den Alltag aller Beteiligten erleichtert.

Digitalisierung der Verwaltung: Die Vorteile

Nahaufnahme weibliche Hände, die auf der Laptop-Tastatur tippen.
Wohnzimmer statt Warteschlange: BAföG digital beantragen, sicher ausweisen und Urkunden online einreichen – vom Wohnzimmer aus statt im Bürgeramt.
  • Digital zur Verfügung gestellte Anträge und Formulare
  • Eine leichte, schnelle elektronische Kommunikation
  • Eine rasche Bearbeitung und unkompliziert zur Verfügung gestellte Informationen
  • Der Gang zum Amt und oft lange Wartezeiten fallen weg
  • Daten können für alle Prozesse zentral bereitgestellt werden
  • Unterlagen müssen nicht mehr per Post eingereicht werden (Einsparung von Porto, Verwaltungsgebühren und Wartezeiten)

Positive Auswirkungen für alle in der öffentlichen Verwaltung:

Beamtin und Bürgerinnen und Bürgern im Amt bei Verwaltungsaufgaben.
Die Digitalisierung bietet Chancen für Verwaltungsmodernisierung und Bürokratieabbau im öffentlichen Sektor. Außerdem stärkt sie das Ansehen von Ämtern und Behörden.

Ineffiziente Arbeitsabläufe, komplizierte Strukturen, Papier- und Aktenberge, eine kaum zu bändigende Datenflut und überflüssige administrative Tätigkeiten entfallen. Prozesse werden vereinheitlicht und vereinfacht. Die Beschäftigten können effizienter, schneller und Ebenen übergreifend arbeiten. Dank besserer Kommunikation und Interaktion steigt das Vertrauen und die Zufriedenheit der Bürgerinnen und Bürger – und damit das Ansehen der Ämter und Behörden. Verkürzte, vereinheitlichte Verwaltungsangelegenheiten und automatisierte Prozesse schonen im Idealfall Ressourcen personell wie finanziell.

Einer Berechnung der Unternehmensberatung McKinsey zufolge könnten Ämter durch die Digitalisierung der wichtigsten Verwaltungsleistungen 59 Prozent der derzeit für die Sachbearbeitung aufgewendeten Arbeitsstunden anderweitig nutzen. Die eingesparten Kosten werden auf mehrere Milliarden Euro beziffert.

Technologien der digitalen Verwaltung

Software-Plattformen, elektronische Akten, digitale Identitäten, Clouds, KI und Blockchain bereiten die Grundlagen des E-Government.

E-Governement Plattformen

Themengebiet E-Governement Plattformen

Digitale Behördengänge lassen sich über das Internet über Bürger- und Unternehmensportale auf Software-Plattformen erledigen. Städte und Gemeinden vereinfachen so Antragsprozesse sowie Informationen und Kommunikation ihrer Verwaltung. Bürgerinnen und Bürger können über die Portale beispielsweise sicher verschlüsselte Servicekonten mit Postfach und Dokumentensafe einrichten und sich so bei digitalen Verwaltungsleistungen elektronisch identifizieren und mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern kommunizieren. Ämter und Behörden können Anträge und Formulare auf den Plattformen direkt bearbeiten und verwalten.

E-Akte

Themengebiet E-Akte

Eine der zentralen Grundlagen für die Digitalisierung der Verwaltung ist die einheitliche elektronische Aktenführung. Alle Dokumente und Akten sollen in Zukunft behördenübergreifend über ein Dokumentenmanagementsystem digital zugänglich sein. Schriftgut aus verschiedenen Verfahren liegt dort in Akten zusammengeführt, unkompliziert zeit- und ortsunabhängig vor. Mitarbeitende mit entsprechender Berechtigung können benötigte Informationen abrufen und die Dokumente parallel bearbeiten. Benötigte Daten können schnell ausgewählt und Bürgerinnen und Bürgern digital zur Verfügung gestellt werden.

Digitale Identitäten

Themengebiet Digitale Identitäten

Wie in der analogen Welt soll sich jeder und jede auch im Netz einmalig und unverwechselbar identifizieren können. Die digitale Identität ist wie ein Fingerabdruck oder ein virtueller Ausweis und entscheidend für den Zugriff auf Daten und Anwendungen für die digitale Verwaltung. Genügt es bei Banken und Ämtern vor Ort, den Pass vorzuzeigen, ist das online weitaus schwieriger. Hier sind oft Benutzername, Passwort oder PIN für den Zugang erforderlich. Bereits seit 2010 kann man sich mit dem Personalausweis digital ausweisen. Mehr als 60 Millionen Deutsche haben ein solches elektronisches Ausweisdokument, aber die sogenannte eID (elektronische Identität), die auf integrierten Chips die Daten der Bürgerinnen und Bürger speichert, findet bisher nur sehr wenig Anwendung. Dabei kann sie ein Schutz vor Cyberkriminalität sein.

KI und Machine Learning

Themengebiet KI und Machine Learning

Der Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI) kann vor allem bei Prozessen mit hohem Routineanteil wie dem Bearbeiten von Anträgen eine große Entlastung der Verwaltung bringen und Abläufe beschleunigen. Auch smarte Informationsangebote wie Chatbots und die Bearbeitung großer unstrukturierter Datenmengen werden dank KI einfacher. Dabei gibt es jedoch Risiken: schlechte Qualität der Daten kann zu einer Verzerrung und in der Folge zu diskriminierenden Ergebnissen führen. KI-Modelle müssen deshalb nach innen wie nach außen möglichst transparent sein. Vor allem Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Ämtern und Behörden müssen auch weiterhin in der Lage sein, Entscheidungen der KI kompetent einordnen und bewerten zu können. Die Verwaltung muss beim KI-Einsatz den Schutz der Privatsphäre und die informationelle Selbstbestimmung gewährleisten.

Blockchain 

Themengebiet Blockchain

Bei dieser speziellen Technologie werden Daten in dezentralen verteilten Netzwerken aufbewahrt und wie an einer Kette in Blöcken aneinandergereiht. Neue Datenblöcke können jeweils am Ende angehängt und so auf den verschiedenen Rechnern im Netzwerk gespeichert werden. Kryptographische Methoden stellen sicher, dass diese chronologische Reihenfolge immer erhalten bleibt. Jede nachträgliche Änderung wird so sofort bemerkt. Die bekannteste Anwendung der Technologie ist die bei Kryptowährungen. Im E-Government können mittels Blockchain zum Beispiel behördenübergreifende Verwaltungsvorgänge koordiniert oder öffentliche Register und offizielle Dokumente wie Ausweise oder Bildungsabschlüsse verwaltet werden.

Die wichtigsten Vorteile von Blockchain sind:

  • Manipulationssichere und transparente Datenspeicherung
  • Daten werden nicht von einer zentralen Instanz verwaltet, was Datendiebstahl erschwert.
  • Alle Transaktionen sind für alle Nutzenden transparent und nachvollziehbar. Das stärkt die digitale Souveränität der Bürgerinnen und Bürger, aber auch das Vertrauen in Verwaltungsprozesse.

Cloud-Dienste

Themengebiet Cloud-Dienste

Beim Outsourcing-Modell des Cloud-Computing werden IT-Services und -Infrastruktur in wenigen leistungsfähigen Rechenzentren betrieben, statt sie jeweils an vielen Orten vorhalten zu müssen. Solche Clouds können die Leistung virtueller Server sein, einzelne IT-Plattformen, Speicher, Dienste oder Software-Anwendungen. Auch die öffentliche Verwaltung von Bund, Ländern und Kommunen setzt auf Cloud-Computing und verlagert ihre IT zunehmend in die Cloud. Laut Koalitionsvertrag der Ampel-Regierung soll die Cloud der öffentlichen Verwaltung auf Basis einer Multi-Cloud-Strategie und offener Schnittstellen sowie strenger Sicherheits- und Transparenzvorgaben aufgebaut werden. Denn zwei Punkte sind beim Cloud-Computing wichtig: die Daten und ihre Übertragung vor Fremdzugriffen zu schützen und die digitale Souveränität der öffentlichen Verwaltung, also die Hoheit über die Daten, zu wahren – etwa durch Diversifizierung der Cloud-Anbieter und Technologien sowie offene Standards.

Wie geht die Verwaltung in die Cloud?

Das ITZBund will im Sinne seiner Cloud-First-Strategie immer mehr Verfahren und Services in die Cloud verlagern und seine Rolle als Cloud-Anbieter ausbauen. Dafür hat das ITZBund mit der Bundescloud und der IT-Betriebsplattform Bund bereits grundlegende Cloud-Lösungen für die Bundesverwaltung etabliert.

Herausforderungen und Lösungen bei der Digitalisierung von Behörden

Die Menschen mitnehmen, auf den Datenschutz und die Barrierefreiheit achten, die Systeme fehlerfrei mit anderen zusammenarbeiten lassen und bloß nicht einfach alles 1:1 übernehmen – die Umsetzung von E-Government-Strukturen hält einige Hürden bereit.

Das Onlinezugangsgesetz und seine verbesserte neue Auflage stellen hohe Anforderungen an die öffentliche Verwaltung: Es geht nicht nur um die digitale Verfügbarkeit von Anträgen und Formularen, sondern reicht bis zu einer Ende-zu-Ende-Digitalisierung der Servicenetze für Kommunen und Länder, die an bestimmten Schnittstellen und für bestimmte Daten bis hin zur Bundesebene miteinander verbunden sind. Das erfordert ein breitgefächertes Change-Management, das zudem auf allen Ebenen den Datenschutz mit einbindet. Dabei sollten Verwaltungsprozesse von Grund auf neu gedacht und ausgerichtet werden.

Nicht verhandelbar: Datenschutz und Sicherheit

Deutsches Steuerformular für das Finanzamt.
82 Prozent der Befragten wären bereit, ihre Steuererklärungen mit einem Online-Tool zu machen und ihre Daten damit in digitaler Form mit Finanzbehörden zu teilen – unter der Voraussetzung, dass die Daten umfangreich geschützt sind.

Die Sicherheit und der Schutz von Daten sind essenziell für die digitale Verwaltung, da Ämter und Behörden zahlreiche sensible Informationen sammeln. Unzureichende Schutzmaßnahmen können zu Datenverlust oder Hacks führen.

Laut einer VMware-Studie von 2023 wünschen sich die meisten Befragten mehr Digitalisierung und Datenschutz. 80 Prozent würden persönliche Daten angeben, um Verkehrstaus zu reduzieren, 82 Prozent ihre Daten mit Finanzbehörden teilen und 88 Prozent sind für elektronische Patientenakten offen – vorausgesetzt, der Datenschutz ist umfassend gewährleistet.

Alle personenbezogenen Daten unterliegen der DSGVO, ergänzt durch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und die (Landesdatenschutzgesetze ) LDSG. Verwaltungsteams müssen geschult werden, um diese Vorgaben bei der Datenerfassung und -speicherung einzuhalten.

Innerhalb der Behörden sollten bei der Datenverarbeitung diese Grundsätze gelten: 

Frau mit projiziertem farbigem Code im Hintergrund.
Die Öffentliche Hand wird immer häufiger das Ziel von Cyberattacken. Umfassende Schutzmaßnahmen für die oftmals sensiblen und geheimen Daten sind daher unerlässlich.
  • Rechtmäßigkeit und Fairness. Die Daten müssen auf rechtmäßige Weise, transparent und nur so und in dem Umfang verarbeitet werden, wie es bei ihrer Erhebung genannt wurde. 
  • Zweckbindung und Zweckbestimmung. Der Zweck der Datenverarbeitung muss vorab festgelegt, eindeutig und legitim sein.  
  • Datenminimierung. Daten müssen sparsam erhoben und dürfen nur verarbeitet werden, wenn sie für den definierten Zweck angemessen und notwendig sind.  
  • Richtigkeit. Daten müssen sachlich richtig und aktuell sein und ansonsten unverzüglich gelöscht oder korrigiert werden.  
  • Datenspeicherung und Speicherbegrenzung. Von wenigen Ausnahmen abgesehen dürfen Daten nicht länger gespeichert werden, als es ihre Zweckbestimmung erfordert.
  • Integrität und Vertraulichkeit. Daten müssen durch technische und organisatorische Maßnahmen vor der unrechtmäßigen Verarbeitung durch Unbefugte, vor unbeabsichtigtem Schaden und Verlust geschützt werden.  
  • Rechenschaftspflicht. Behörden müssen aufgrund der Rechenschaftspflicht belegen können, dass sie die Vorschriften für den Datenschutz einhalten. 

Digitaler Zugang für alle: Barrierefreiheit

Die EU-Richtlinie 2016/2102 verpflichtet alle öffentlichen Stellen in Deutschland dazu, ihre Webauftritte und mobilen Anwendungen barrierefrei zu gestalten. Das heißt, Menschen mit Beeinträchtigung sollen sie ohne Einschränkungen nutzen können. Das ist gerade bei digitalen Angeboten wichtig, weil sie oft einen leichteren Zugang für diejenigen bieten, für die etwa die persönliche Anreise oder ein Telefonat erschwert sind.

Gemeint sind Menschen mit Seh- und Hörbehinderungen, Bewegungseinschränkungen und kognitiven Beeinträchtigungen. Für sie sind Bildschirmlesegeräte, vielfältige Eingabemöglichkeiten und die Verständlichkeit von Sprache wichtig. Aber auch für Menschen, die durch Krankheit oder Verletzung vorübergehend eingeschränkt sind – oder jene, die situativ eingeschränkt sind, etwa beim Autofahren, Augen und Hände nicht voll nutzen können.

Nahtlose Dienste und Datenflüsse durch Interoperabilität

Nahaufnahme einer elektronischen Leiterplatte mit Prozessor auf der Hauptplatine eines Computers.
Prinzip des Servicestandards: Die Interoperabilität von Komponenten wird durch gemeinsame Standards, definierte Schnittstellen und kompatible Architekturen gewährleistet.

Können IT-Systeme fehlerfrei und mit geringem Aufwand mit anderen Systemen zusammenarbeiten und Daten austauschen, wird das Interoperabilität genannt. Dabei verwenden beispielsweise mehrere Programme dasselbe Dateiformat oder es werden bei verteilten Systemen dieselben Datenformate und dasselbe Kommunikationsprotokoll genutzt. Die Interoperabilität von Komponenten wird durch einheitliche Standards, etwa für IT-Sicherheit oder Prozessbeschreibungen, durch definierte Schnittstellen und kompatible Architekturen gewährleistet.

Das Ziel sind nahtlose digitale Dienste und Datenflüsse. Nur wenn die notwendigen IT-Komponenten interoperabel verknüpft sind und miteinander kommunizieren können, kann der behördenübergreifende Zugang von Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen zu den digitalen Verwaltungsleistungen von Bund und Ländern vollständig gewährleistet werden.

Alles nur einmal: Die Registermodernisierung

Aufnahme eines Rechenzentrums mit mehreren Reihen voll funktionsfähiger Server-Racks.
Daten nur einmal eingeben dank der "Gesamtsteuerung Registermodernisierung". Das ist das bundesweit größte Transformationsprojekt für technische, fachliche und rechtliche Grundlagen.

Informationen, die für das Erbringen einer Verwaltungsleistung erforderlich sind, speichern öffentliche Verwaltungen in Registern. Das sind nichts anderes als Sammlungen von Datensätzen mit Informationen, die die Grundlage für Verwaltungshandeln, für die amtliche Statistik und für den Zensus bilden. Derzeit gibt es mehr als 375 Registertypen auf verschiedenen Verwaltungsebenen. Dazu gehören Personenstandsregister mit Daten zu Geburten, Sterbefällen und Eheschließungen, aber auch Handels- und Wettbewerbsregister. All diese Datensätze sind bislang nicht systematisch miteinander vernetzt. Das heißt, Behörden müssen oft Daten erneut bei den Bürgerinnen und Bürgern erheben, obwohl die in anderen Registern bereits vorliegen.

Laut Gutachten des Nationalen Normenkontrollrat kann das Entlastungspotential bei rund sechs Milliarden Euro pro Jahr liegen, das sich aus einer effizienteren Verwendung von Registerdaten für Wirtschaft, Bürger und Verwaltung ergibt. Bei bis zu 84 Millionen Stunden könnte demnach die Zeitersparnis für Bürgerinnen und Bürger bei der Interaktion mit Behörden liegen, etwa weil Informationen nicht wiederholt eingegeben werden müssen, sondern automatisiert und fehlerfrei vorliegen.

Ein Cockpit für den Datenschutz

Verknüpfte Register nach dem Once-Only-Prinzip ermöglichen es, dass Unternehmen, Bürgerinnen und Bürger ihre Informationen nur einmal digital vorlegen müssen. Verwaltungsmitarbeitende können gezielt auf staatliche Register wie Geburtsurkunden zugreifen, sofern Bürger dem zustimmen. Ein bundesweites „Datenschutzcockpit“ zeigt per Klick, welche Daten ausgetauscht wurden. Moderne Register erleichtern die Verwaltung durch automatisierten Datenabgleich und können laut Normenkontrollrat bis zu 64 Millionen Stunden einsparen. Ziel ist auch die grenzüberschreitende Nachweisübermittlung in der EU über das Portal Your Europe.

Wandel auch in den Köpfen: Change-Management

Beamtin im Amt bei Verwaltungsaufgaben.
Die fortschreitende Digitalisierung verändert den Arbeitsalltag der Verwaltungen. Behörden benötigen qualifiziertes Personal, um diese Aufgabe zu bewältigen.

Der digitale Wandel ist ein Kulturwandel, der von Mitarbeitenden in Ämtern und Behörden angenommen werden muss. Laut einer Umfrage von Next aus dem Dezember 2023 sind viele Beschäftigte offen für die Digitalisierung, fühlen aber, dass ihre Behörden die Chancen nicht nutzen. Sie wünschen sich mehr Einbindung in den Digitalisierungsprozess.

Das Bitkom-Positionspapier von 2023 empfiehlt eine moderne Personalarbeit und Veränderungsmanagement, um Personalentwicklung, Fortbildung und Führung innovativer zu gestalten und agile Arbeitsweisen zu fördern.

Das Change-Management sollte nicht nur die Mitarbeitenden einbeziehen. Laut Bitkom muss die Verwaltungsdigitalisierung stärker die Modernisierung interner Prozesse und Fachverfahren betonen. Es geht nicht nur um die Digitalisierung von Dienstleistungen, sondern auch um eine grundlegende Neuausrichtung der Verwaltungsprozesse. Frei nach Thorsten Dirks, CEO von Telefónica Deutschland:

Ein schlechter Prozess digitalisiert – ist immer noch ein schlechter, digitaler Prozess.

News zur digitalen Verwaltung 

In Deutschland haben Hamburg, Berlin und Bayern in Sachen Digitalisierung der Verwaltung die Nase vorn. Wer in Europa vorbildlich im Bereich E-Government agiert, setzt vor allem auf mobile Endgeräte und übergreifende Planungen – wie Estland mit seinem "Digital First" Ansatz.

Digitale Kompetenzen in der Verwaltung stärken

Das Erlernen digitaler Kompetenzen ist unverzichtbar, um den öffentlichen Sektor effizienter, transparenter und bürgerfreundlicher zu gestalten. Die rasante Entwicklung neuer Technologien erfordert eine kontinuierliche Aus- und Weiterbildung junger Talente und erfahrener Fachkräfte.

Smart Country Convention

Eine der wichtigsten Veranstaltungen für die Zukunft der digitalen Verwaltung und für gleichwertige digitale Lebensverhältnisse in Stadt und Land, ist die Smart Country Convention. Die SCCON findet in diesem Jahr vom 15. bis 17. Oktober auf dem Berliner Messegelände statt. Hier haben Sie die Möglichkeit, sich kostenfrei in Workshops und Seminaren weiterzubilden und wertvolle digitale Kompetenzen für ihren Arbeitsalltag zu gewinnen. Gemeinsam mit der Bitkom Akademie und renommierten Partnern machen wir Sie fit für Praxis und Zukunft.

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