Partner-Highlights: Die Revolution der Prozesse – Digitale Assistenten bei Behörden

Die digitale Transformation macht auch hier nicht halt. Laut Onlinezugangsgesetz müssen Bund, Länder und Kommunen spätestens bis Ende 2022 ihre Verwaltungsleistungen digital anbieten. Doch bevor Deutschland zur Smart Country werden kann, gibt es noch einige Hürden, die überwunden werden müssen.

Zuerst einmal ist da die mangelnde Vorbereitung der Behörden: Gemäß der kobaltblau Public Studie 2020 haben 90 Prozent noch keine finale Digitalstrategie. Das nächste Problem: Überall fehlt es an Spezialisten, sowohl in den IT-Abteilungen als auch in den Fachbereichen. Bis zum Jahr 2030 werden laut McKinsey & Company mehr als 30 Prozent aller Beschäftigten im öffentlichen Dienst in Rente gehen. Da es nicht genug Nachwuchs gibt, fehlen so bald über 700 000 erfahrene Mitarbeiter.

Die Lösung sieht die Inspire Technologies GmbH (INSPIRE) im Einsatz von digitalen Assistenten wie MR.KNOW. Geschäftsführer Andreas Mucke erklärt: „Mit digitalen Assistenten lassen sich das Wissen der Mitarbeiter sowie ganze Gesetzgebungen einfach in Prozessmodellen abbilden. So geht das Know-how nicht verloren, auch wenn Mitarbeiter in Rente gehen oder die Stelle wechseln.“

Bei vielen Kunden ist MR.KNOW schon erfolgreich im Einsatz. Besonders stolz ist Geschäftsführer Andreas Mucke auf das Informationsportal für Arbeitgeber, das INSPIRE gemeinsam mit Projektpartnern im Auftrag des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales entwickelt hat: „Seit 2017 gibt es das Informationsportal, das die Nutzer über digitale Assistenten durch die Vorschriften der Sozialversicherung führt.“ Für das Projekt wurde MR.KNOW in diesem Jahr sogar mit dem Process Solution Award ausgezeichnet.

Gerade wenn es um die Einhaltung von Vorschriften oder Gesetzen geht, bietet MR.KNOW einen besonderen Vorteil: Wenn sich Regelwerke ändern oder andere Anpassungen am Assistenten vorgenommen werden müssen, lassen diese sich von der Fachseite selbst umsetzen. „Der Ablauf wird dabei einfach fachlich beschrieben und das Prozessmodell im Standard BPMN 2.0 automatisch generiert. Dank Zero-Coding sind also keine Programmierkenntnisse nötig und die IT-Abteilung wird entlastet“, so Mucke.

Später kann der digitale Assistent dann nach individuellen Vorgaben umgesetzt werden. Bei der Verwendung in Bürgerportalen bietet es sich zum Beispiel an, einen Avatar zu nutzen, welcher die Vorgänge im Dialog mit den Nutzern löst. Durch die Verwendung von Prozessmodellen wird der Bot somit zum digitalen Assistenten und unterstützt auch die Mitarbeiter in den Behörden bei der Fallbearbeitung. Damit ergeben sich zahlreiche Möglichkeiten für den Einsatz von MR.KNOW und die Digitalisierung von Behörden und Ministerien.