Gastbeitrag ZenDiS: Digitale Lösungen aus der Verwaltung für die Verwaltung

„Wir arbeiten in Gruppen von 70 Personen jeden Tag an Gesetzestexten und versenden die im Umlauf via E-Mail, weil wir nicht gleichzeitig in einem Dokument arbeiten können.“ So, oder so ähnlich, fing vor wenigen Tagen ein Gespräch mit einer Verwaltungseinheit an.

Solche Beispiele höre und erlebe ich bei Kolleg:innen in kommunalen Ämtern, Landes- und Bundesministerien am laufenden Band. Die Öffentliche Verwaltung stößt beim eigenen Anspruch an eine sichere, souveräne und effiziente Zusammenarbeit der Beschäftigten schnell an ihre Grenzen. Auch wir im Zentrum für digitale Souveränität (ZenDiS) waren mit diesem Phänomen konfrontiert: Wie können wir zeiteffizient, ortsunabhängig und unter Einhaltung aktueller Sicherheitsstandards im Team zusammenarbeiten?

Die Ministerien und Ämter sind in dieser Situation auf ihre persönliche Kreativität angewiesen. Man trifft sich z. B. in Person an einem Tisch, um gemeinsam an einem ausgedruckten Text zu arbeiten, oder findet Lösungen außerhalb der hausinternen IT. Wir beim ZenDiS haben an der Stelle den Luxus, dass es unser Job ist, für diese Probleme Lösungen zu bauen. Wenn wir erfolgreich sind, können nicht nur wir unseren Berufsalltag nach den neusten Standards organisieren. Unsere Lösungen stehen dann auch den Kolleg:innen auf Kommunal-, Landes- und Bundesebene zur Verfügung.

openDesk – ein Selbstversuch

Wenn man ein Problem nicht nur aus der Beschreibung Dritter, sondern aus eigener Erfahrung kennt, fällt der Lösungsansatz oftmals leichter. Ewig lange Anforderungskataloge im Rahmen von Ausschreibungen zu erstellen, wer kennt das nicht. Sie mögen zwar detailliert sein, treffen aber selten wirklich den Bedarf.

Beim ZenDiS setzen wir bewusst darauf, die Erfahrung aus der Praxis in unsere Lösungen einfließen zu lassen. Mit voller Kraft und wachsender Teamstärke bringen wir so derzeit unser Flaggschiff-Produkt openDesk in einen marktreifen Zustand. Was mal unter dem Titel „der souveräne Arbeitsplatz“ angefangen hat, hat sich inzwischen zu einer echten Office & Collaboration Suite weiterentwickelt, die viel mehr kann als „nur“ Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation.

Dazu haben wir in kürzester Zeit openDesk als Kollaborationstool in unserem eigenen Team eingeführt – wohl wissend, dass es noch reifen muss. Was zu Beginn für die meisten von uns eine Umstellung war (wir sind ja alle an die gängigen Programme großer kommerzieller Anbieter gewöhnt), ist inzwischen fester Bestandteil unsere Arbeitsalltags. Jeden Tag wird in unserem Team-Chat Feedback gemeldet, um die User-Experience noch besser zu gestalten.

Neben der Nutzung im eigenen Haus ist die Erprobung von openDesk durch potenzielle Nutzende anderer Verwaltungseinrichtungen eine sehr wertvolle Feedback- & Ideen-Quelle. Hierfür haben wir bereits über dreißig öffentlichen Einrichtungen einen Zugang zu unserer Erprobungsumgebung gegeben, dazu zählen neben dem Bundesministerium für Gesundheit und der FITKO auch das Land Berlin sowie die Schweizer Bundesverwaltung.

Unsere wichtigste Erkenntnis: Jede Behörde nutzt die Lösung auf ihre eigene Art und Weise. Während openDesk für die einen eher ein Tool für verschlüsselte Echtzeitkommunikation ist, bauen andere Behörden damit ein Forum zum Wissensaustausch, arbeiten in internationalen Teams an Forschungsfragen oder organisieren direkt im Programm das Controlling komplexer Projekte und Budgets.

Aus der Verwaltung für die Verwaltung

Mit dem Beschluss des IT-Planungsrats haben Bund und Länder mit dem ZenDiS in Deutschland bewusst ein Kompetenz- und Servicezentrum geschaffen, das aus der Verwaltung für die Verwaltung digitale Lösungen generieren und anbieten kann, die ihre Bedarfe auch wirklich erfüllen. Die vom ZenDiS entwickelten Produkte sind damit nicht nur passgenau, sie sind auch wettbewerbsfähig mit großen Anbietern. Die Nutzung der Anwendungen bietet der Öffentlichen Verwaltung eine Steigerung der eigenen Resilienz in einer tagtäglich komplexeren digitalen Welt.

Damit die Lösung und nicht der Betrieb im Fokus steht, wird es openDesk unter anderem als niedrigschwelliges Software-as-a-Service-Angebot geben. Dezentrale Dienstleisterkonzepte machen alternativ einen Betrieb im eigenen Rechenzentrum möglich.

Erfahren Sie mehr dazu auf zendis.de oder lassen Sie uns auf der SCCON sprechen.