KI-gestützte Enterprise Search: Effiziente Lösungen für die digitale Verwaltung

Die Öffentlichen Verwaltungen in Deutschland erfassen und verarbeiten große Datenmengen, die täglich wachsen. Mit KI-basierter Such- und Analyse-Software lassen sich diese Daten effizient erschließen und Informationen schnell und präzise beschaffen. Mitarbeitende finden gesuchte Dokumente im täglichen Arbeitsablauf schneller, Bürgerinnen und Bürger erhalten Antworten auf öffentlichen Portalen oder können sich Zusammenfassungen erstellen lassen, während der Datenschutz voll umfänglich berücksichtigt wird.

Ein Beispiel für so einen digitalen Helfer ist der intelligente Chatbot iAssistant von IntraFind, der Zusammenfassungen aus Berichten, Verwaltungsvorschriften oder elektronischen Akten unter Angabe der Quellen erzeugt (kein Halluzinieren). Als interner Wissensassistent kann der iAssistant Helpdesks im telefonischen Bürgerservice mit Antworten unterstützen und Self-Services in Form von Chatbots für Bürgeranfragen oder interne HR- und IT-Anfragen ermöglichen. „Das beschleunigt Standardaufgaben, entlastet die Mitarbeitenden und lässt ihnen Freiraum für komplexe Aufgaben. Aufgrund der Digitalisierung sind viele Menschen inzwischen an schnelle Services gewöhnt und wünschen sich dasselbe von ihren Kommunalverwaltungen und Ämtern“, sagt Franz Kögl, Vorstand von IntraFind.

Sinnvolle Use Cases definieren

Die IntraFind Software AG ist Spezialistin für KI-basierte Enterprise Search. Der Münchner Softwarehersteller unterstützt Behörden und Unternehmen seit über 20 Jahren dabei, strukturierte und unstrukturierte Daten aus beliebigen Systemen zu durchsuchen, zu verknüpfen und zu analysieren. Dafür setzt IntraFind auf KI- und Machine-Learning-Verfahren, darunter große KI-Sprachmodelle (LLMs), Natural Language Processing und generative KI.

„Eine der größten Herausforderungen bei der Digitalisierung öffentlicher Dienstleistungen ist der Einstieg in die konkrete Umsetzung. Viele Behörden stehen vor der Frage, wo und wie sie beginnen sollen und in welcher Form sie Künstliche Intelligenz überhaupt nutzen dürfen. Dabei ist es entscheidend, sinnvolle Use Cases zu definieren, die echten Mehrwert bieten und sich in einem sicheren Rahmen bewegen“, sagt Kögl.

Expertise von Profis nutzen

Die nächste Herausforderung ist die Umsetzung selbst. „Für Verwaltungen, die zügig und qualitätsbewusst zu kalkulierbaren Kosten digitalisieren wollen, ist es ratsam, Lösungen nicht selbst zu entwickeln, sondern auf etablierte Anbieter mit Expertise und erprobten Technologien zu setzen“, sagt Kögl. Gerade im Bereich Chatbots und Künstliche Intelligenz gibt es deutsche Lösungen, die nicht nur technologisch ausgereift sind, sondern auch essenzielle Anforderungen wie die Berücksichtigung von Lese- und Zugriffsrechten, die Vermeidung von Halluzinationen und höchste Datensicherheitsstandards erfüllen.

Kögls Rat an die Verantwortlichen im öffentlichen Sektor: „Trauen Sie sich, mit kleinen, klar definierten Use Cases zu starten, statt auf die perfekte Lösung zu warten. Digitalisierung muss nicht gleich ein Mammutprojekt sein. Oft führen bereits gezielte, pragmatische Schritte zu spürbaren Verbesserungen. Setzen Sie dabei auf die Expertise von Profis. Gerade der KI-Markt entwickelt sich rasant, und es ist nahezu unmöglich, ständig alle neuen Modelle und Technologien im Blick zu behalten. Spezialisierte Anbieter sind am Puls der Zeit, kennen die neuesten Entwicklungen und können objektiv bewerten, welche KI-Modelle und Technologien für Ihren konkreten Anwendungsfall am besten geeignet sind.“